Medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV)
Port of Amsterdam Amsterdam
Wat is vereist?
- Afgeronde opleiding richting Informatiebeheer of -dienstverlening (hbo werk- en denkniveau)
- Kennis van bedrijfsvoerings- ondersteunende werkzaamheden en organisationele en functionele verhoudingen
- Vak- of administratietechnische kennis
- Analytisch, resultaatgericht, overtuigend, vasthoudend, initiatiefrijk en georganiseerd
- Goede beheersing Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
- Affiniteit met informatie- en gegevensbeheer
- In bezit van rijbewijs B
Wat krijg je?
- Maximaal €3.835 bruto p/m (op basis van een 36-urige werkweek)
- Persoonlijk ontwikkelbudget van € 2.000,- en individueel keuzebudget (17,88%)
- 36-urige werkweek (32 uur is bespreekbaar)
- 144 uur wettelijk verlof, leeftijdsafhankelijk bovenwettelijk verlof volgens cao (+ feestdagen, waaronder Goede vrijdag, 1 en 5 mei)
- Levensloopbijdrage, bijdrage ziektekosten, garantietoelage
- Telefoon en Surface-laptop
- Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
- Mogelijkheid om hybride te werken; thuiswerkplek en -vergoeding
Wat doe je?
- 10% Netwerken
- 20% Zoekvragen van collega's afhandelen
- 30% Functioneel beheer archieven
- 20% Overleg collega's
- 20% Informatie ophalen en verwerken in de Record Management Applicatie (RMA)
Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.
Stel direct een vraag
Lucas Krijnsen
HR Business Partner
Vacature
Als Medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) bij Port of Amsterdam ben je het eerste aanspreekpunt voor het digitaal archief (RMA) en je speelt een belangrijke rol om de kwaliteit van de informatie in het RMA te waarborgen.
Het selecteren en opnemen van deze bedrijfskritische informatie start in 2023. Op dit moment ligt de focus op de inrichting van het RMA en het migreren van blijvend te bewaren informatie van de netwerkschijven. Samen met je collega’s denk je na over een optimaal selectieproces en duurzame opslag.
Ook behandel je zoekvragen van collega’s. Deze verzoeken kunnen complex zijn wanneer je informatie van verschillende (digitale) locaties moet samenvoegen om je collega’s te ondersteunen bij hun werkzaamheden. Het kan daarbij ook nodig zijn om archieven van derden te raadplegen; bijvoorbeeld van de Gemeente Amsterdam, Rijkswaterstaat of Omgevingsdienst.
Daarnaast houd je je bezig met het beheer van de archieven. Deze zijn tijdens de verzelfstandiging van Port of Amsterdam in 2013 bewerkt en klaargezet voor overbrenging dan wel vernietiging. Het is essentieel dat je ondernemend bent, aangezien jij ervoor moet zorgen dat collega’s straks de RMA willen gebruiken. Tevens heb je contact met informatie-eigenaren om documenten op te vragen maar ook om inzicht te krijgen waar nog verbeteringen mogelijk zijn.
Je werkt intensief samen met de Post- en Archiefmedewerker, de Adviseur Informatiebeleid, Projectleider DIV (tijdelijk) en het Afdelingshoofd. Jullie vormen samen de afdeling Digitale Informatievoorziening (DIV). Ook kun je terecht bij de afdeling IT voor technische en/of applicatievragen.
Als je goed het overzicht kunt bewaren en intrinsiek gemotiveerd bent om informatiebeheer aan te pakken, en je het uitdagend vindt om informatie-eigenaren met je mee te krijgen om alle informatiedoelen uit het jaarplan te behalen, dan is dit een baan voor jou.
Werkweek
Op een geslaagde werkdag kun je een collega die een complex informatieverzoek had, uiteindelijk goed op weg te helpen. Het geeft voldoening om dit tot op de bodem uit te zoeken, het liefst in samenwerking met collega’s en partners van Port of Amsterdam.
Tijdens een mindere dag moet je specifieke documenten vernietigen die op verschillende plekken binnen de organisatie aanwezig zijn. Hierdoor heb je weinig grip op de situatie, en is het haast onmogelijk om de locaties van alle informatie te achterhalen en de documenten vervolgens te vernietigen.
- 09:00
- 10:00
- 11:00
- 12:00
- 13:00
- 14:00
- 15:00
- 16:00
- 17:00
- 18:00
-
- Lunch
- Overleg Medewerker Post & Archief
- Overleg informatie-eigenaar
- Overleg collega product team
- Documentregistratie
- RMA inrichten
- RMA inrichten
- Archiefbeheer
-
- Lunch
- Teamoverleg
- Overleg Adviseur Informatiebeleid
- Contact gemeente Amsterdam
- Netwerk onderhouden
- Selectielijst informatie RMA afronden
- Informatieverzoek collega afhandelen
-
- Lunch
- Documentregistratie
- Overleg collega product team
- Overleg Afdelingshoofd
- Brainstormsessie uitrol RMA
- RMA inrichten
- Beheer ordeningsplan
-
- Lunch
- Overleg Adviseur Informatiebeleid
- Overleg informatie-eigenaar
- Contact Rijkswaterstaat
- Overleg Post- en Archiefmedewerker
- Documentregistratie
- Informatieverzoek collega afhandelen
- Archiefbeheer
- Documentregistratie
-
- Vrije dag
Voorbeeld uit de praktijk
Groeipad
Port of Amsterdam biedt veel ruimte om te ontwikkelen en te groeien. Niet alleen als medewerker, maar ook als persoon. Ze denken met je mee, bieden de kans om je vaardigheden te ontwikkelen en diverse (vak)gebieden te ontdekken. Via het interne opleidingssysteem kun je diverse cursussen en opleidingen volgen. Ook krijg je jaarlijks een persoonlijk ontwikkelbudget van € 2000,-.
Werken bij Port of Amsterdam
De Amsterdamse haven is een van de grote toegangspoorten tot West-Europa, waar essentiële goederen zoals energie, voedsel en bouwgrondstoffen aangevoerd, opgeslagen, bewerkt en weer doorgevoerd worden, tot diep Europa in. Het is een belangrijke Europese levensader en een motor voor de regionale en nationale economie. Port of Amsterdam, het havenbedrijf, staat aan de lat om de haven te besturen en verder te ontwikkelen. Port of Amsterdam neemt daarbij nadrukkelijk het voortouw in de transities naar een duurzame samenleving. Zo werd al in 2008 gekozen om geen nieuwe fossiele overslagbedrijven meer toe te laten in het havengebied. De haven richt zich onder meer op groei van bio- en synthetische brandstoffen, waterstofactiviteiten, circulaire industrie en maakindustrie. In 2030 behoort de overslag van steenkolen in de Amsterdamse haven tot het verleden en voor 2050 wordt gestreefd naar een klimaatneutrale haven. Port of Amsterdam werkt intensief samen met klanten, partners en overheden om de haven sneller, slimmer en schoner te maken. Iedere dag een beetje beter, onderhet motto ‘Be Part of a Better Port’.
Hoezo net ff anders?
Natuurlijk, de Amsterdamse haven is een bijzondere plek om te werken. Met grote schepen, internationale bedrijven, en 24/7 leven in de brouwerij. Maar dat is alleen nog maar de buitenkant. Als je de overgang naar duurzame energie, schoon vervoer en een circulaire economie belangrijk vindt, dan kun je bij Port of Amsterdam daadwerkelijk bijdragen aan deze transities. Want dát zijn onze speerpunten op weg naar een klimaatneutrale haven!
Open sollicitatie
Zie je momenteel geen passende vacature op onze website, maar ben je enthousiast over werken bij Port of Amsterdam? Wij staan open voor talent! Stuur ons je open sollicitatie via deze link. Vertel kort over je vaardigheden en ambities en wij onderzoeken de mogelijkheden. Laat ons weten wat jij ons team kunt bieden!
- Hoofdkantoor in Amsterdam
- Actief in Nederland
- 375 medewerkers